Perbedaan Kunci - Sekretaris vs Resepsionis
Sekretaris dan Resepsionis adalah dua posisi penting dalam organisasi mana pun di mana beberapa perbedaan dapat ditekankan. Kedua pos ini memiliki peran, fungsi, dan tugas yang berbeda untuk dilakukan bertentangan dengan kesalahpahaman populer bahwa ini adalah pekerjaan yang satu dan sama. Sedangkan sekretaris lebih merupakan asisten pribadi atau asisten administrasi, resepsionis adalah orang pertama yang ditemui ketika dia memasuki suatu organisasi. Mari kita lihat perbedaan antara fungsi sekretaris dan resepsionis.
Siapakah Sekretaris?
Menurut Kamus Bahasa Inggris Oxford, Sekretaris adalah seorang pejabat administratif dalam sebuah organisasi yang digunakan untuk mengetik huruf, menyimpan catatan, dll. Fungsi seorang sekretaris bervariasi tergantung pada ukuran organisasi. Sedangkan di perusahaan kecil, dia mungkin harus menjalankan tugas ganda sebagai resepsionis dan juga sekretaris, di organisasi besar, dia adalah orang yang mengatur jadwal atasannya, menerima dan membalas semua surat, memesan persediaan, menjadwalkan janji temu dengan bosnya, mengetik surat penting dan sebagainya.
Seorang sekretaris harus memiliki ijazah SMA atau sederajat dan harus memiliki kemampuan mengetik yang cepat. Banyak perusahaan lebih suka mempekerjakan orang yang memiliki sertifikat tambahan keterampilan tingkat sekretaris. Sekarang mari kita beralih ke pemahaman tentang peran resepsionis untuk mendapatkan gambaran yang jelas tentang perbedaan antara keduanya.
Siapa Resepsionis?
Resepsionis biasanya diminta untuk menyambut orang-orang di meja depan dan mengarahkan mereka ke departemen yang berbeda tergantung pada kebutuhan mereka. Dia juga orang yang harus memperhatikan panggilan masuk dan menjawab pertanyaan dan juga mendengarkan keluhan. Orang yang berkeinginan untuk bertemu dengan orang penting dalam organisasi harus bertemu dengan orang ini untuk mengetahui tanggal dan waktu rapat.
Ketika Anda membuat panggilan ke perusahaan mana pun, suara yang biasanya Anda dengar adalah resepsionis. Resepsionis harus memperhatikan semua pengunjung dan harus memiliki kepribadian yang menyenangkan, sikap membantu dan suara yang manis untuk mengesankan mereka. Dia harus memiliki etiket bertelepon sehingga dia menjawab semua pertanyaan bisnis dengan sangat efisien dan mengubah pertanyaan biasa menjadi pelanggan nyata.
Maka jelaslah bahwa ada perbedaan utama dalam peran, tanggung jawab, dan fungsi seorang sekretaris dan resepsionis.
Apa Perbedaan Antara Sekretaris dan Resepsionis?
Definisi Sekretaris dan Resepsionis:
Sekretaris: Pejabat administrasi dalam organisasi yang dipekerjakan untuk mengetik surat, menyimpan catatan, dll.
Resepsionis: Seseorang yang menyapa dan berurusan dengan pengunjung kantor.
Karakteristik Sekretaris dan Resepsionis:
Tugas:
Sekretaris: Seorang sekretaris mengatur jadwal atasannya, menerima dan membalas semua surat, memesan persediaan, menjadwalkan janji temu dengan atasannya, mengetik surat penting, dll.
Resepsionis: Resepsionis menyapa orang di meja depan dan mengarahkan mereka ke departemen yang berbeda tergantung pada kebutuhan mereka. Dia juga harus memperhatikan panggilan masuk dan menjawab pertanyaan dan juga mendengarkan keluhan.
Persyaratan:
Sekretaris: Diperlukan sertifikat keterampilan sekretaris.
Resepsionis: Keterampilan khusus tidak diperlukan; namun individu harus memiliki kepribadian yang menyenangkan, sikap membantu dan suara yang merdu. Dia juga harus efisien dalam pekerjaannya.
Gambar Courtesy:
1. 32B Sekretaris Bendahara [Domain publik], melalui Wikimedia Commons
2. "Receptionists" oleh Evan Bench dari paris, france - Reception. [CC BY 2.0] melalui Wikimedia Commons
